Descargar el XML y el PDF, y enviar la factura por correo

Para qué sirve

Una vez timbrada su factura, puede descargar sus dos archivos: el XML, que es la factura electrónica que vale ante el SAT, y el PDF, que es la representación impresa para leerla o imprimirla. También puede enviárselos por correo a su cliente, o a quien usted indique, sin salir de Factura Facilita.

Antes de empezar

• Necesita haber iniciado sesión y estar trabajando en la empresa que emitió la factura.
• La factura debe estar timbrada. Una Prefactura (todavía sin timbrar) no se puede enviar por correo; primero hay que timbrarla (vea Emitir una factura).
• Si quiere que el correo de su cliente aparezca escrito al enviar, regístrelo en los datos del cliente.

Pasos

Buscar una factura

1. Abra el listado de facturas. En el menú lateral, haga clic en Facturas. Cada factura aparece como una tarjeta, de la más reciente a la más antigua.

2. Ubique la factura en su tarjeta. Cada tarjeta muestra:

   • Serie/Folio: en verde; al hacer clic abre los detalles de la factura.
   • Nombre del Receptor y RFC del receptor: a quién le facturó.
   • total.
   • Estado de Pago: «Pagada» o «No Pagada». No aparece en las facturas con método de pago PPD. Si hace clic en este indicador, cambia el estado de pago de la factura (vea Marcar una factura como pagada).
   • Tipo de Comprobante: por ejemplo «I-Ingreso» o «E-Egreso».
   • Fecha.
   • Estatus: por ejemplo «Timbrado», «Prefactura», «Solicitado» (cancelación solicitada) o «Cancelado».
   • Origen: el logotipo de Factura Facilita si la emitió aquí, o el del SAT si es una factura descargada del SAT.
   • El botón de tres puntos (···) con las acciones de esa factura.

3. Busque por texto. En la caja Buscar… (arriba a la izquierda) escriba parte del folio, la serie, el nombre o el RFC de su cliente (por ejemplo EKU9003173C9), el método de pago o el total. El listado se actualiza mientras escribe. Así se buscan también las facturas de un cliente.

4. Filtre el listado (opcional). Haga clic en Mostrar filtros y use los que necesite:

   • Fecha de inicio y Fecha final: facturas emitidas entre esas fechas.
   • Metodo de pago: PUE o PPD.
   • Estatus: Timbrado, Prefactura, Solicitada para cancelacion o Cancelado.
   • Series: solo las facturas de una serie.
   • Filtrar por tags…: escriba y elija una o varias etiquetas.

   Para quitar todos los filtros, haga clic en Limpiar filtros. Para esconder el panel, haga clic en Ocultar filtros.

5. Recorra las páginas. Abajo del listado verá «Mostrando N de M registros» y los números de página; use < y > para moverse. En Registros por página (arriba a la derecha) puede elegir cuántas facturas ver a la vez: 10, 20, 50, 100, 500 o 1000.

Descargar el XML y el PDF

6. Elija qué descargar. Tiene dos caminos:

   • Desde el listado: en la tarjeta de la factura, haga clic en los tres puntos (···) y elija Descargar XML o Descargar PDF.
   • Desde los detalles: haga clic en la Serie/Folio de la factura (o en la tarjeta). En la pantalla Detalles de factura, en el recuadro Acciones, haga clic en Descargar XML o Descargar PDF.

7. Guarde el archivo. El archivo se descarga a su computadora, normalmente en su carpeta de Descargas. Descargue cada archivo por separado: no hay una descarga que junte el XML y el PDF en un solo archivo.

Enviar la factura por correo

8. Abra la ventana de envío. En el listado, haga clic en los tres puntos (···) de la factura y elija Enviar por correo. O, en Detalles de factura, haga clic en Enviar por correo dentro de Acciones. Se abre la ventana Enviar factura.

9. Escriba los destinatarios. En Enviar a, escriba el correo a donde quiere mandar la factura. Si el cliente tiene un correo registrado, ya aparece escrito; puede cambiarlo. Para enviar a varios, sepárelos con coma, por ejemplo cliente@empresa.com, contabilidad@empresa.com.

10. Agregue copias (opcional). Haga clic en + Agregar CC / CCO:

    • CC (copia, opcional): quienes reciben una copia visible para todos.
    • CCO (copia oculta, opcional): quienes reciben una copia sin que los demás destinatarios lo vean.

    En los dos campos puede escribir varios correos separados con coma.

11. Escriba el asunto (opcional). En Asunto (opcional) puede escribir el asunto del correo. Si lo deja vacío, el correo sale con el asunto «Documentos del CFDI» seguido de la serie y el folio de la factura. El texto del correo lo pone Factura Facilita; no hay un campo para escribir un mensaje propio.

12. Haga clic en Enviar. Si todo está bien, la ventana se cierra y verá el aviso «Correo en proceso de envío». Cada destinatario recibe un correo con la serie y el folio, la fecha, el total y el UUID (folio fiscal) de la factura, y con el PDF y el XML adjuntos.

Si decide no enviarlo, haga clic en Cancelar.

Si algo falla

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
«Escribe al menos un correo.»	El campo Enviar a está vacío.	Escriba al menos un correo en Enviar a.
«Revisa: …» (debajo de Enviar a, CC o CCO)	El correo que aparece después de «Revisa:» no tiene un formato válido.	Corríjalo; revise que tenga «@» y el dominio completo, y que los correos estén separados con coma.
«El receptor … está prohibido en la lista por el siguiente motivo: …»	Uno de los correos no puede recibir mensajes de Factura Facilita: en el pasado el correo fue devuelto porque la dirección no funciona, o el destinatario marcó los correos como spam.	Quite ese correo de Enviar a, CC y CCO, y vuelva a hacer clic en Enviar. Pida a su cliente otra dirección.
«Error inesperado al descargar el archivo.» u otro mensaje al descargar	No se pudo generar el archivo.	Intente de nuevo. Si el mensaje sigue, escriba a soporte@facturafacilita.com con la serie y el folio de la factura.
No aparece Enviar por correo en la factura	La factura es una Prefactura: todavía no está timbrada.	Timbre la factura primero (vea Emitir una factura).
La tarjeta solo ofrece Ver detalle	Es una factura descargada del SAT (con el logotipo del SAT en Origen), no una que usted emitió en Factura Facilita.	Desde el listado de facturas no se descarga ni se envía.
«No hay datos»	Ninguna factura coincide con la búsqueda o los filtros.	Borre el texto de Buscar… o haga clic en Limpiar filtros.

Si el envío falla, la ventana Enviar factura no se cierra: corrija lo que indique el mensaje y vuelva a hacer clic en Enviar sin escribir todo de nuevo.