Emitir una factura (CFDI de ingreso)

Para qué sirve

Con esta pantalla hace la factura que le entrega a su cliente cuando le vende un producto o un servicio. Usted captura al cliente y lo que le vendió, y al hacer clic en Timbrar la factura queda emitida ante el SAT. Si todavía no quiere emitirla, puede guardarla como prefactura y timbrarla después.

Antes de empezar

Su empresa debe estar dada de alta y tener cargado su certificado de sello digital (CSD). Sin CSD no se puede entrar a facturar: la aplicación le muestra «Para poder facturar necesitas tener tu certificado digital configurado.» (vea Registro de Empresa).
Necesita timbres disponibles: cada factura que timbra descuenta uno. Puede ver cuántos le quedan junto a Timbres: en la barra superior. Si no tiene, cómprelos antes (vea Comprar timbres). Guardar una prefactura no gasta timbres.
Si factura en una empresa a la que le invitaron, los timbres se descuentan de la cuenta de la persona dueña de esa empresa.
Su empresa necesita una serie para facturas de ingreso. Las series se crean solas al cargar su primer CSD; para agregar o cambiar series vea la configuración de la empresa.
Tenga a la mano los datos fiscales de su cliente, tal como aparecen en su constancia de situación fiscal: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal. Si el cliente todavía no está registrado, puede darlo de alta desde la misma factura (paso 3).
No necesita tener sus productos dados de alta: puede escribirlos en la factura. Si los guardó en su catálogo, podrá elegirlos de ahí.

Pasos

Abra una factura nueva. Haga clic en Crear Factura en la barra superior. También puede entrar a Facturas en el menú lateral y hacer clic en Agregar Factura.
Revise el emisor. La sección Emisor muestra los datos de su empresa. Revise el Regimen fiscal y la Sucursal desde la que factura; por omisión aparecen su régimen activo y la sucursal matriz. Cámbielos solo si esta factura lo necesita.
Elija al cliente. En la sección Cliente, escriba en Buscar clientes… el nombre o el RFC de su cliente y selecciónelo de la lista. Aparecen sus datos: Razon social, RFC, régimen, Dirección fiscal, Telefono y Email. Revíselos contra la constancia de su cliente.

Si su cliente no está registrado, haga clic en Nuevo Cliente. En la ventana Agregar cliente:
- Elija Persona física o Persona moral.
- Escriba Nombre y Apellido paterno (persona física) o Razón social (persona moral). Por ejemplo, para una prueba con persona moral: Razón social «Empresa de Ejemplo», RFC EKU9003173C9.
- Escriba el RFC, elija el Regimen fiscal y escriba el Código postal. Ciudad/localidad, Municipio y Estado se llenan solos.
- Haga clic en Agregar. Luego búsquelo en Buscar clientes… y selecciónelo.
Llene los datos de facturación. En la sección Datos de facturación:
- Factura global: déjelo en No para una factura a un cliente (vea la nota al final de este paso).
- Tipo de comprobante: elija Ingreso.
- Serie: elija la serie. El Folio definitivo se asigna al timbrar, con el siguiente número de la serie.
- Fecha: por omisión es la de hoy.
- Uso del CFDI: elija el uso que le indicó su cliente.
- Método de Pago: PUE - Pago en una sola exhibición si ya le pagaron o le pagan en este momento; PPD - Pago en parcialidades ó diferido si le pagarán después o en partes. Con PPD la Forma de pago queda en «Por definir».
- Forma de pago: cómo le pagaron (efectivo, transferencia, etc.).
- Cuenta de pago (ultimos 4 digitos) (opcional).
- Moneda: MXN o USD. Si elige USD, escriba el Tipo de cambio.
Si su cliente tiene el RFC genérico de público en general (XAXX010101000), Factura global queda en Si y el Uso del CFDI queda fijo; elija Periodicidad, Meses y Año.
Agregue lo que vendió. En Productos a facturar, haga clic en Agregar concepto. Se abre la ventana Concepto:
- Para usar un producto que ya guardó, abra la pestaña Catálogo (o Histórico, con lo que ha facturado antes), búsquelo y elíjalo: el formulario se llena solo.
- Si lo escribe usted, en la pestaña Formulario llene Clave Producto Servicio (SAT) (puede buscarla o hacer clic en Ver catálogo), Concepto (la descripción), Cantidad, Unidad y Precio.
- IVA incluido: elija Si si el precio que escribió ya trae el IVA, o No si se lo debe sumar.
- Objeto impuesto: normalmente 02 - Sí Objeto de impuesto. En Impuestos trasladados marque IVA y elija la tasa (16%, 8% o 0%) o Exento.
- Si aplica, abra Descuentos o Ver mas impuestos (retenciones de IVA o ISR, IEPS).
- Marque Agregar al catálogo si quiere guardar este producto para la próxima vez.
- Haga clic en Agregar.
Repita para cada producto. Con Editar y Eliminar en cada renglón puede corregir la lista. Después del primer concepto, los siguientes deben llevar la misma tasa de IVA: la pantalla se lo recuerda con «Los siguientes productos que agregues solo podran ser de la misma tasa de IVA que la anterior».
Revise los totales. Debajo de la tabla de conceptos están el Importe, el Descuento, el Subtotal, los impuestos y el Total. Si su empresa tiene activadas las observaciones, puede escribir una nota en Observaciones.
Timbre la factura. Revise todo con calma: al hacer clic en Timbrar la factura se envía al SAT de inmediato, sin pedir confirmación, y se descuenta un timbre. Cuando aparezca «El CFDI ha sido timbrado exitosamente», verá su factura en la lista Facturas con estatus Timbrado.

Desde ahí puede descargar el XML y el PDF o enviarla por correo (vea Descargar el XML y el PDF, y enviar la factura por correo). Si se equivocó en una factura ya timbrada, no se puede editar: hay que cancelarla (vea Cancelar una factura).

Si decide no continuar, haga clic en Cancelar (abajo a la derecha): regresa sin guardar nada.

Si algo falla

Los avisos de la ventana Agregar cliente y de la ventana Concepto aparecen en rojo en la etiqueta del campo. Los que salen al hacer clic en Timbrar aparecen como mensaje en la pantalla; los del timbrado no se cierran solos, para que tenga tiempo de leerlos. En todos los casos la factura no se timbra, no se gasta el timbre y sus datos siguen en la pantalla para que los corrija.

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
«El usuario no cuenta con los timbres para realizar esta operación»	No hay timbres disponibles en la cuenta (la suya o la de la persona dueña de la empresa).	Compre timbres (vea Comprar timbres) y vuelva a hacer clic en Timbrar.
«Se encontraron N errores», con una lista (por ejemplo «Uso de cfdi requerido», «Conceptos requerido/s», «Identificador del client es requerido»)	Falta un dato obligatorio de la factura.	Complete cada dato de la lista: el uso del CFDI, al menos un concepto, el cliente, etc.
«Clave Producto Servicio (SAT) necesaria!», «Concepto necesario!» o «Unidad necesaria!»	Falta un dato del concepto.	Llénelo en la ventana Concepto.
«Si el concepto es objeto de impuesto, debes capturar al menos un impuesto»	Eligió 02 - Sí Objeto de impuesto sin marcar ningún impuesto.	Marque el IVA con su tasa, o cambie el Objeto impuesto si el producto no lleva impuestos.
«Nombre necesario!», «Apellido paterno necesario!», «Razón social necesaria!», «RFC no valido!», «Regimen fiscal necesario!» o «Código postal necesario!»	Falta un dato del cliente o el RFC no tiene el formato correcto.	Escríbalo como aparece en la constancia de su cliente.
«Cliente ya existe»	Ya tiene registrado en esta empresa un cliente con ese RFC.	Búsquelo en Buscar clientes… en lugar de darlo de alta otra vez.
«La serie seleccionada no tiene asignado un certificado»	La serie elegida no está ligada a su CSD.	Elija otra serie o revise sus series en la configuración de la empresa.
«El código postal de lugar de expedición no es válido según el catálogo del SAT»	El código postal de la sucursal elegida no es válido.	Corrija el código postal de la sucursal en la configuración de la empresa.
Mensaje del SAT que rechaza la factura (por ejemplo, porque el nombre, el régimen o el código postal no coinciden con el RFC del cliente)	Los datos fiscales del cliente no coinciden con los del SAT.	Pida a su cliente su constancia de situación fiscal, corrija sus datos y vuelva a timbrar.
«Servicio de timbrado no disponible, intente más tarde.»	El servicio de timbrado no respondió.	Espere un momento y vuelva a hacer clic en Timbrar. Puede guardar la factura como prefactura mientras tanto.

Variantes

Guardar como prefactura y timbrar después (FL-023)

Si todavía no quiere emitir la factura (por ejemplo, para que su cliente revise los montos), guárdela como prefactura. Una prefactura no se envía al SAT ni gasta timbres.

Llene la factura como en los pasos 1 a 6.
En lugar de Timbrar, haga clic en Guardar Prefactura. Verá «El CFDI ha sido creado exitosamente»: la factura quedó guardada, todavía no está timbrada. En la lista Facturas aparece con estatus Prefactura y sin folio.
Cuando quiera timbrarla, búsquela en la lista Facturas (puede filtrar por estatus Prefactura) y, en sus acciones, haga clic en Editar. También puede abrir Detalles y hacer clic en Editar.
Se abre la factura con sus datos. Corrija lo que haga falta y haga clic en Timbrar (o en Guardar Prefactura si solo quiere guardar los cambios).

Si ya no la necesita, use Eliminar en sus acciones y confirme con Si. Solo se pueden eliminar prefacturas; una factura timbrada se cancela.

Clonar una factura existente (FL-024)

Si va a hacer una factura parecida a otra (mismo cliente, mismos productos), clónela en lugar de capturarla de nuevo.

En la lista Facturas, busque la factura que quiere copiar y, en sus acciones, haga clic en Clonar. Puede clonar cualquier factura, timbrada o no.
Se abre una factura nueva con el cliente, los datos de facturación y los conceptos de la original. La Fecha se pone en la de hoy.
Cambie lo que sea distinto: cantidades, precios, conceptos, forma de pago, etc.
Haga clic en Timbrar para emitirla, o en Clonar Prefactura para guardarla como prefactura («El CFDI ha sido clonado exitosamente»).

La factura original no cambia: la copia es una factura nueva, con su propio folio al timbrarla.